Apakah Solusi Hutang Akun Anda Berfungsi Untuk Anda, Pikirkan lagi…

Bisnis secara tradisional lebih fokus pada koleksi dan Piutang Usaha. Namun, fungsi yang sama pentingnya dari seorang administrator akun adalah untuk melacak hutang perusahaan. Unit Hutang Akun mengawasi berbagai tugas yang mungkin termasuk mengotorisasi pesanan pembelian, penarikan bank, melacak buku besar dan banyak lagi. Sebelumnya fungsi Hutang Akun sebagian besar terbatas pada peran pencatatan transaksi dan pembukuan; bukan sebagai roda penggerak vital bisnis perusahaan. Tetapi dengan meningkatnya tekanan pada margin operasi, perampingan proses hutang dagang sekarang dipandang sebagai langkah yang sama pentingnya untuk meningkatkan profitabilitas perusahaan untuk meningkatkan peringkat kredit perusahaan dan pada akhirnya hubungan bisnis. Efisiensi proses Hutang Usaha memiliki pengaruh terhadap arus kas perusahaan, peringkat kredit, dan biaya operasional. Dengan demikian setiap peningkatan dalam proses Hutang Usaha dapat memiliki dampak langsung dan signifikan terhadap profitabilitas perusahaan secara keseluruhan. Sebagian besar Manajemen Proses Bisnis (BPM) dan Solusi Otomasi Alur Kerja memungkinkan perusahaan pada awalnya mendapatkan kontrol yang lebih baik atas proses-proses hutang mereka dengan berbagai tingkat keberhasilan. Namun, agar keuntungan dapat dipertahankan, solusi otomasi BPM tidak hanya harus mengurangi waktu transaksi, tetapi juga harus memungkinkan perusahaan untuk memanfaatkan proses pembuatan yang secara otomatis mengoptimalkan penggunaan uang tunai, sumber daya manusia, dan sumber daya sistem perusahaan.

Apa Solusi Hutang Akun Anda harus fokus pada

Area tanggung jawab Solusi Hutang Akun dapat dikategorikan ke dalam 5 area luas:

1. Rekaman faktur

2. Pembayaran dan rekonsiliasi faktur

3. Manajemen dokumen

4. Kepatuhan (dengan kebijakan internal dan regulasi eksternal)

5. Pelaporan dan Analisis

Penghalang khas yang sering dihadapi oleh manajer Akun mungkin adalah satu atau lebih masalah berikut ini:

Volume Transaksi Tinggi – Organisasi berjuang untuk mengatasi volume transaksi besar yang meningkat secara geometris dengan pertumbuhan bisnis.

Keterlacakan dan pertanggungjawaban – Mempertahankan jejak audit yang jelas dari semua kegiatan pada faktur dari pengiriman untuk persetujuan, komentar pemberi persetujuan, pertanyaan, klarifikasi, persetujuan akhir dan pembayaran sulit terutama ketika komunikasi pada faktur melalui beberapa saluran email, telepon, dan lain-lain .

Beberapa saluran pengiriman untuk faktur – Tidak seperti faktur murni berbasis kertas di masa lalu, faktur dapat dikirim melalui email, faks, EDI, atau hanya muncul sebagai entri dalam laporan kartu kredit. Memproses faktur yang diterima melalui saluran non-tradisional adalah sebuah tantangan.

Manajemen Vendor – Kurangnya visibilitas ke status faktur saat ini membuat menanggapi pertanyaan vendor tugas yang sulit. Tantangan diperparah oleh waktu tunggu yang lama untuk pelepasan pembayaran, ketidakmampuan untuk mendefinisikan dan mempertahankan waktu pemrosesan standar, dan ketidakmampuan untuk memperkirakan tanggal pembayaran yang diharapkan.

Manajemen Dokumen – Karena faktur vendor berpotensi diterima di lokasi mana pun, mendapatkan persetujuan memerlukan pengiriman salinan faktur baik melalui email, faks, atau melalui surat. Selalu ada risiko hilangnya dokumen kertas. Pengambilan dokumen pendukung dan persetujuan selama audit menempatkan beban besar pada sumber daya akuntansi.

Akuntansi dan kepatuhan – Faktur harus dipertanggungjawabkan di bawah kepala yang sesuai dalam periode akuntansi yang sesuai. Ini terutama diperlukan untuk kepatuhan terhadap hukum perusahaan dan pajak. Tidak adanya proses yang jelas dan dapat diverifikasi membuat kepatuhan dan sertifikasi kepatuhan sulit.

Waktu pemrosesan faktur yang berlarut-larut – Siklus pembayaran faktur yang panjang adalah hasil dari pergerakan dokumen kertas untuk disetujui dan dikembalikan. Selanjutnya, persetujuan masuk ke status tertunda ketika pemberi persetujuan tidak tersedia atau sedang bepergian.

Peningkatan kemungkinan penipuan – Proses manual dan kurangnya keterlacakan persetujuan sebelumnya meningkatkan kemungkinan penipuan yang dilakukan melalui kolusi antara pemberi dan vendor dan menghindari kontrol proses.

Integrasi Aplikasi – Proses pembayaran vendor memerlukan validasi dan verifikasi faktur terhadap Pesanan Pembelian dengan nilai pesanan pembelian dalam ERP. Integrasi proses pembayaran dengan ERP diperlukan untuk menghilangkan kesalahan. Namun, integrasi aplikasi di hadapan berbagai sistem merupakan tantangan yang signifikan.

Ketidakmampuan untuk menyeimbangkan kebutuhan yang saling bertentangan – Perusahaan sering menghadapi tugas yang berat untuk menyeimbangkan tuntutan masing-masing proses di atas – langkah efisiensi dalam satu dapat berdampak buruk pada yang lain. Misalnya, segala tindakan untuk mengurangi kesalahan administrasi selama pencatatan faktur seperti peninjauan kedua dari semua transaksi, dapat mengurangi kesalahan administrasi tetapi akan meningkatkan waktu yang dibutuhkan untuk memproses pembayaran dan mungkin tidak memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan keuntungan dari potongan pembayaran. Demikian pula, langkah-langkah untuk mengurangi biaya penyimpanan dokumen fisik dapat berkompromi dengan kepatuhan hukum untuk pemeliharaan catatan.